MENGENAL DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

Didalam ISO 9001 : 2000 pada penjelasan tentang Sistem Manajemen Mutu, menerangkan bahwa persyaratan umum untuk suatu organisasi yakni organisasi harus membuat, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan memperbaiki secara berkelanjutan keefektivitasannya dalam hubungannya dengan persyaratan dan Standar Internasional. Organisasi juga harus :
1. Mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi.
2. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa pengoperasian dan pengendalian dari proses-proses tersebut efektif.
4. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk menunjang pengoperasian dan pemantauan proses-proses tersebut.
5. Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan melakukan perbaikan yang berkelanjutan terhadap proses-proses tersebut.
Sementara itu korelasinya dengan pendokumentasian, dalam ISO 9001 : 2000 juga menyebutkan tentang peryaratan dokumentasi. Secara umum disebutkan bahwa dokumentasi sistem mutu harus mencakup beberapa hal, yakni :
a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu.
b. Quality Manual.
c. Prosedur terdokumentasi yang diminta oleh Sistem Manajemen Mutu.
d. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk menjamin efektifitas perencanaan pengoperasian dan pengendalian proses-prosesnya.
e. Catatan mutu yang diminta oleh Standar Internasional.
Dalam hal ini ada dua hal yang akan menjadi fokus pembahasan yakni adanya Quality Manual dan Pengendalian Dokumen.
Pada item Quality Manual (ISO 9001 : 2000) menyebutkan bahwa organisasi harus membuat dan memelihara Quality Manual yang mencakup :
1. Lingkup dan Sistem Manajemen Mutu termasuk detail dan justifikasi untuk setiap pengecualian.
2. Prosedur terdokumentasi yang dibuat untuk Sistem Manajemen Mutu atau acuannya.
3. Uraian mengenai interaksi antara proses-proses dalam Sistem Manajemen Mutu.
Sedangkan pada Pengendalian Dokumen menyatakan bahwa Dokumen yang diperlukan untuk Sitem Manjemen Mutu harus dikendalikan. Prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk menjelaskan pengendalian yang diperlukan, hal ini bertujuan :
a. Untuk menyetujui dokumen dan kelengkapannya sebelum diterbitkan.
b. Untuk meninjau (review), memperbaiki (revision) seperlunya dan menyetujui kembali dokumen.
c. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen dapat diidentifikasi dan jelas.
d. Untuk memastikan tersedianya versi yang relevan dari dokumen yang berlaku ditempat pemakaian.
e. Untuk memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca, mudah diidentifikasi dan mudah diambil.
f. Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar teridentifikasi dan distribusinya terkendali.
g. Untuk mencegah pemakaian tidak sengaja dari dokumen yang telah kadaluarsa dan memberikan identifikasi yang sesuai padanya jika dokumen tersebut tetap disimpan untuk suatu tujuan.
Pengertian Prosedur Mutu
Pada Format Prosedure Mutu (prosedur kerja) perlu dincantumkan beberapa informasi yang diperlukan, misalnya :
1. TUJUAN
Yakni suatu pernyataan singkat yang menerangkan tentang alasan atau mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yangg harus dicapai.
2. RUANG LINGKUP
Yakni suatu pernyatan singkat yang menerangkan tentang kegiatan perusahaan (organisasi) yang dicakup dalam prosedur tersebut.
3. DEFINISI
Yakni suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur tersebut.
4. DOKUMEN PENDUKUNG
Yakni suatu daftar dari dokumen lain, misalnya : Manufacturing Procedure Standard, Work Instruction, Peraturan Pemerintah, Peraturan Perusahaan, Purchase Spesification, Drawing, Manual Book, dll yang berhubungan dengan prosedur tersebut.
5. RINCIAN PROSEDUR
Yakni suatu uraian tentang langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan.
6. CATATAN MUTU
Merupakan suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan kedalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik proses (dalam bentuk hard copy maupun soft copy)
7. KRITERIA KEBERHASILAN
Yakni suatu uraian mengenai parameter secara kuantitatif maupun kualitatif atas keberhasilan pelaksanaan prosedur yang dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri.
8. CATATAN PERUBAHAN
Merupakan suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur yang telah revisi sebelumnya.